Pomóż w opracowaniu witryny, udostępniając artykuł znajomym!
Większość organizacji, które zatrudniają więcej niż garstkę osób, potrzebuje silnej strategii komunikacyjnej zarówno dla komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Niezależnie od tego, czy są to powiadomienia o zmianach w polityce, codziennych procedurach, czy cokolwiek pod słońcem, pracownicy muszą wiedzieć o ważnych sprawach.
Obejmuje to również opracowanie planu przeprowadzki biura i opracowanie listy kontrolnej przenoszenia.
Chociaż możesz pomyśleć, że jest tak wiele kroków do planowania przeprowadzki, że nie masz czasu nawet na rozważenie komunikacji, naprawdę musisz poświęcić dzień lub dwa, aby stworzyć solidną strategię, która utrzyma świadomość zarówno pracowników, jak i klientów. nadchodzących zmian.
Co ważne, chcesz, aby Twoi pracownicy byli bezpośrednio zaangażowani w przeprowadzkę, ponieważ prawdopodobnie będą najbardziej dotknięci przeprowadzką.
Kluczowe wiadomości wewnętrzne
Kluczowe komunikaty powinny dotyczyć czasu, pakowania, zamykania biur, nowego układu biura i szczegółów dotyczących nowej lokalizacji.
- Oś czasu: Upewnij się, że wymieniłeś wszystkie kluczowe etapy przeprowadzki, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać i kiedy.
- Instrukcje pakowania: Przekaż pracownikom instrukcje dotyczące pakowania biur lub boksów do przeprowadzki. Powinno to obejmować, skąd wziąć materiały do pakowania, co są odpowiedzialne za pakowanie i terminy.
- Wcześniejsze powiadomienie o zamknięciu biura: Podczas przeprowadzki może być konieczne zamknięcie biura, aby umożliwić ostateczne pakowanie i przenoszenie sprzętu biurowego i mebli. Upewnij się, że Twoi pracownicy są świadomi tych dat oraz czy i jak firma będzie kontynuowana podczas przeprowadzki oraz jak wpłynie to na ich harmonogram pracy i obciążenie pracą.
- Nowy plan biura: Pracownicy będą chcieli wiedzieć wcześnie, jak będzie wyglądała nowa przestrzeń i jak będą rozmieszczone biura. Czy nadal będą mieli własną przestrzeń, czy też będą teraz w boksie lub na otwartym planie? Upewnij się, że stworzyłeś sposób informowania pracowników o tym, jak może zmienić się ich przestrzeń robocza.
- Nowa lokalizacja, parking i opcje dojazdu: Zapewnij pracownikom wszystkie potrzebne informacje na temat nowej lokalizacji, aby mogli przygotować transport do nowej przestrzeni.
Sposoby komunikowania celów personelowi
Sposób dostarczenia wiadomości powinien zależeć od rodzaju wiadomości. Na przykład oś czasu można łatwo dostarczyć za pośrednictwem firmowego intranetu; mając na uwadze, że zamknięcie biur można najlepiej przedstawić na spotkaniu personelu, aby zapewnić możliwość zadawania pytań i udzielania odpowiedzi.
- Intranet: W przypadku firm lub organizacji, które mają intranet, jest to zazwyczaj najlepsza platforma dla większości wiadomości. Umożliwia łatwe aktualizowanie plików i informacji, które mogą dotrzeć do wszystkich pracowników.
- Spotkania osobiste: Bez względu na przesłanie, spotkania pracowników są dobrym miejscem do ogłoszenia i umożliwienia pracownikom pełnej dyskusji. Możesz również wykorzystać czas spotkania na sprawdzenie, w jaki sposób informacje będą przekazywane, aby pracownicy wiedzieli, że będą na bieżąco informowani.
- E-mail: Chociaż poczta e-mail jest łatwa, nie zawsze jest najlepszym sposobem przekazywania informacji. Nie chcesz wysyłać tylu e-maili, aby ludzie nie mogli znaleźć informacji, kiedy ich potrzebują. Jeśli korzystasz z poczty e-mail, upewnij się, że używasz jej tylko po to, aby ludzie wiedzieli, gdzie mogą uzyskać informacje.
- Wspólne foldery: Jeśli nie masz intranetu, utwórz wspólny folder na dysku sieciowym, do którego każdy będzie miał dostęp.
- tablica ogłoszeń: Możesz użyć fizycznej przestrzeni do publikowania informacji. Ludzie mogą to często sprawdzać, a także zapewnia miejsce, w którym ludzie mogą się gromadzić i omawiać swoje obawy.
