Pomóż w opracowaniu witryny, udostępniając artykuł znajomym!
Stosy papieru są uciążliwe, a zarządzanie domowym systemem archiwizacji może być uciążliwe. Musisz jednak trzymać się niektórych dokumentów, ponieważ nigdy nie wiesz, kiedy będziesz ich potrzebować.
Jak długo trzeba przechowywać podatki, rachunki, wyciągi bankowe i inne ważne dokumenty? Każdy rodzaj dokumentu jest inny, więc zachowaj wszystkie dokumenty wystarczająco długo, zanim uruchomisz niszczarkę, nawet jeśli myślisz, że już z nimi skończyłeś.
Utrzymanie sprawnego domowego systemu archiwizacji
Jednym z kluczy do stworzenia sprawnego domowego systemu archiwizacji jest zmniejszenie ilości otrzymywanego papieru. Może to naprawdę zmniejszyć ilość papieru, który będziesz musiał niszczyć lub segregować. Oznacza to pozbycie się niechcianej poczty, zapisanie się do e-rachunków i nieprzyjmowanie ulotek, kuponów, których nigdy nie użyjesz, katalogów, których nigdy nie przeczytasz, lub innych efemeryd, których czujesz, że musisz się trzymać, gdy się znasz naprawdę nie.
Jeśli pozwolisz, aby ten etap wstępnego sortowania wymknął się spod kontroli, możesz naprawdę zacząć walczyć z bałaganem. Może nawet dojść do punktu, w którym poczujesz, że możesz go gromadzić. W takich przypadkach bardzo pomocne może być skontaktowanie się z profesjonalistą, który poprowadzi Cię przez proces oczyszczania.
Drugim krokiem jest upewnienie się, że masz dobry system zarządzania pocztą. Im wydajniej poradzisz sobie z przychodzącą pocztą, tym rzadziej będziesz musiał wykonywać dużą sesję segregowania, niszczenia i recyklingu.
Skonfiguruj system elektroniczny
Pozbycie się papierowej dokumentacji poprzez utworzenie elektronicznego systemu archiwizacji pozwoli zaoszczędzić miejsce i pozbyć się bałaganu. Elektroniczny system archiwizacji ma wiele sensu, ponieważ jest łatwiejszy niż kiedykolwiek.
Aby rozpocząć, potrzebujesz skanera i miejsca do przechowywania plików: systemu folderów na komputerze i kopii zapasowej w chmurze oraz zewnętrznego dysku twardego. Im więcej masz kopii zapasowych – w domu i poza nim – tym lepiej będziesz przygotowany do porzucenia sterty papierkowej roboty, nie martwiąc się o utratę czegoś ważnego.
Skonfiguruj ogólne foldery dla różnych typów dokumentów (np. gospodarstwo domowe, podatki, auto, akty urodzenia itp.) Nie musisz być zbyt precyzyjny w przechowywaniu dokumentów, ponieważ elektroniczne systemy archiwizacji można przeszukiwać.
Następnie zeskanuj każdy dokument i przechowuj go w folderze zgodnie z zawartością. Nadaj każdemu niepowtarzalną nazwę pliku, aby go opisać, aby można go było szybko znaleźć za pomocą funkcji wyszukiwania na komputerze. Ponadto dodanie daty na końcu nazwy pliku może pomóc w rozróżnieniu tego samego typu dokumentu z różnych okresów. Na przykład zamiast wywoływać rachunek za media Utilitystatement.pdf, nazwij go Utilitystatement-Feb2019.pdf.
Dostępnych jest również wiele aplikacji, które mogą pomóc w szybkim nagrywaniu i przechowywaniu różnych dokumentów. Wiele z nich można zarządzać za pomocą smartfona lub tabletu, dzięki czemu możesz pozbyć się papierkowej roboty (zwłaszcza paragonów), gdy nie masz w pobliżu domowego komputera.
Zachowaj kopie
W przypadku najważniejszych dokumentów eksperci zalecają przechowywanie wielu kopii. Może to oznaczać przechowywanie jednej kopii w chmurze, a drugiej na dysku twardym. Może to również oznaczać przechowywanie jednej kopii w aktach elektronicznych i jednej kopii papierowej w ognioodpornym sejfie.
Dokumenty do przechowywania na zawsze
Szereg dokumentów należy przechowywać na zawsze. Są to najważniejsze, których możesz potrzebować w dowolnym momencie w przyszłości z różnych powodów. Zapewnienie, że są one przechowywane w bezpiecznym miejscu i że ich kopia jest bezpieczna, pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu, gdy będą potrzebne.
- Akta akademickie: dyplomy, transkrypcje i wszelkie prace portfolio, które mogą być wykorzystane w przyszłości podczas ubiegania się o pracę
- Dokumenty adopcyjne
- Świadectwa chrztu
- Akty urodzenia
- Akty zgonu: mogą być potrzebne do celów podatkowych
- Prawa jazdy
- Dokumentacja pracownicza: wszelkie klauzule, umowy, akta dyscyplinarne i przeglądy wyników.
- Akty małżeństwa
- Dokumentacja medyczna
- Akta wojskowe
- Paszporty
- Ewidencja emerytalna i rentowa
- Karty ubezpieczenia społecznego
- Wills
Dokumenty do przechowywania przez określony czas
Wyobraź sobie, że na twoim biurku piętrzą się wyciągi bankowe i rachunki na całe życie. Nawet po zaledwie dziesięciu latach ten stos byłby prawdopodobnie skandalicznie duży. Istnieje wiele rodzajów dokumentów – głównie finansowych – które należy przechowywać przez określony czas, ale nie trzeba ich przechowywać na zawsze. Być może będziesz musiał odwoływać się do nich co miesiąc lub co tydzień przez jakiś czas, a potem staną się kolejną kartką papieru leżącą wokół, tworząc bałagan.
Trudną częścią jest wiedza, kiedy możesz pozbyć się tego typu rekordów. Nie ma dobrej odpowiedzi na wszystko, ale zalecane wytyczne oparte na tym, co to jest:
- Rachunki z kart kredytowych: Niszcz natychmiast po zapłaceniu.
- Wyciągi bankowe: jeden miesiąc
- Rachunki: Jeden rok na wszelkie podatki lub gwarancje; wszystkie inne rachunki powinny zostać zniszczone, gdy tylko zostaną zapłacone.
- Wypłaty i odcinki wypłat: jeden rok lub do momentu otrzymania wyciągu W-2 za ten rok podatkowy
- Dokumentacja inwestycyjna: Siedem lat po zamknięciu konta lub sprzedaży papieru wartościowego.
- Dokumenty podatkowe: Siedem lat, w tym Twoje zgłoszenie i wszystkie dokumenty towarzyszące, takie jak W-2 i pokwitowania
- Rachunki sprzedaży: Zachowaj przez cały okres gwarancji w przypadku większych zakupów, takich jak urządzenia i elektronika. W przypadku artykułów spożywczych i odzieży zachowaj paragon tylko do momentu, gdy będziesz wiedział, że nie będzie potrzebny do zwrotu towaru.
- Leasing: Zachowaj do momentu wyprowadzki i otrzymania depozytu z powrotem od właściciela.
- Rachunki z remontu domu: Przechowuj do momentu sprzedaży domu.
- Ewidencja pojazdu: Przechowuj do momentu sprzedaży łodzi, samochodu lub motocykla.
Jak pozbyć się dokumentów
Niszczenie dokumentów to główny sposób ochrony przed kradzieżą tożsamości. Z reguły istnieją pewne dokumenty, które bezwzględnie należy zniszczyć. Obejmuje to wszystko, co ma numery kont, daty urodzenia, nazwiska panieńskie, hasła i kody PIN, podpisy i numery ubezpieczenia społecznego.
Jeśli dokumenty są nadal "aktywne" - musisz je zachować dla odniesienia - umieść je w swoim domowym zbiorze danych według tematu. Niszcz je tylko wtedy, gdy nie są już używane.
Jakie dokumenty do niszczenia
Gdy skończysz z tymi dokumentami i nie będziesz ich już potrzebować, możesz je zniszczyć:
- wpływy z bankomatu
- wyciągi bankowe
- Kopie aktu urodzenia
- Anulowane i unieważnione czeki
- Rachunki z kart kredytowych
- Raporty kredytowe
- Prawa jazdy (wygasłe)
- Dokumenty zatrudnienia, które zawierają jakiekolwiek informacje identyfikacyjne
- Przeterminowane paszporty i wizy
- Numery rachunków inwestycyjnych
- Legalne dokumenty
- Transakcje inwestycyjne, giełdowe i dotyczące nieruchomości
- Przedmioty z podpisem (dzierżawy, umowy, pisma itp.)
- Oznaczenia bagażowe
- Dokumentacja medyczna i dentystyczna
- Dokumenty z numerem PESEL
- Hasła lub numery PIN
- Odcinki wypłaty
- Wstępnie zatwierdzone wnioski o karty kredytowe
- Paragony z numerami kont czekowych, numerami kart kredytowych lub innymi informacjami umożliwiającymi identyfikację
- Formularze podatkowe
- Transkrypcje z informacjami identyfikującymi
- Trasy podróży
- Używane bilety lotnicze
- Rachunki za media (telefon, gaz, prąd, woda, telewizja kablowa, internet itp.)
Wszystko inne, na przykład papierkową robotę, możesz po prostu poddać recyklingowi. Upewnij się, że masz skonfigurowany elastyczny system archiwizacji, aby móc kontrolować te dokumenty. Dobrym pomysłem jest również wyrobienie w sobie nawyku regularnego przeglądania przechowywanych dokumentów. Postaraj się to zrobić podczas płacenia rachunków, rozliczania podatków lub wykonywania podobnych powtarzających się zadań, abyś nie zapomniał i wymknął się spod kontroli.
