Jak nadać priorytet swoim zadaniom

Prawie każdy czuje, że ma za dużo do zrobienia i za mało czasu. Kiedy twoja lista rzeczy do zrobienia jest pełna, skąd wiesz, które zadanie wykonać jako pierwsze? To przytłoczone uczucie wynika z niemożności nadania priorytetu wszystkim tym pozornie pilnym zadaniom. Jeśli czujesz, że Twoja lista rzeczy do zrobienia wydłuża się z minuty na minutę i nawet nie wiesz, od czego zacząć, oto jak identyfikować, oceniać i ustalać priorytety swoich zadań.

1. Zrobić listę

   Zanim spróbujesz uporządkować swoje zobowiązania według ważności, poświęć trochę czasu na sporządzenie wyczerpującej listy wszystkiego, czego potrzebujesz lub chcesz osiągnąć. Podziel listę na sekcje dla różnych typów zadań. Kategorie te mogą obejmować:

   • Zadania dzienne lub tygodniowe: Te przyziemne „zadania” mogą być osobiste, takie jak planowanie posiłków i zakupy spożywcze, lub związane z pracą, na przykład cotygodniowe spotkanie zespołu. Jeśli już przestrzegasz codziennej rutyny, będziesz zaznajomiony z tymi zadaniami; jeśli nie, to jest dobry moment, aby go stworzyć. To, co zawierasz, może się różnić – niektóre osoby nie będą musiały sobie przypominać, aby sprawdzić pocztę e-mail lub kupić artykuły spożywcze, ale inne docenią ustrukturyzowane przypomnienia o wykonywaniu określonych czynności w określonych godzinach lub w określone dni.
   • Zadania z terminami: Muszą to być zrobione w określonym terminie i wymagają wcześniejszego przygotowania. Przykładem może być szkolna gazetka, która ma się ukazać za trzy tygodnie lub impreza, którą planujesz za sześć miesięcy. Tego rodzaju zadania lub projekty można później podzielić na mniejsze komponenty. Na przykład zadanie pisania pracy może być podzielone na czytanie odpowiednich książek, porządkowanie notatek, pisanie konspektu, pisanie pierwszego szkicu i tak dalej.
   • Zadania cykliczne: Nie występują one co dzień lub co tydzień, ale nie są to też jednorazowe projekty. Powtarzające się zadania mogą obejmować wizyty u dentysty lub rozliczanie kwartalnych szacunkowych podatków.
   • Zmotywowane, niezbędne zadania: Są to zadania lub projekty, o których wiesz, że musisz je wykonać, ale nikt cię nie zmusi. Rzadko, jeśli w ogóle, mają wbudowany limit czasowy. Mogą one obejmować ulepszenie witryny małej firmy lub znalezienie nowego dostawcy podstawowej opieki zdrowotnej.
   • Zmotywowane, niepotrzebne zadania: Są to zajęcia przyjemniejsze, które jednak zwykle odchodzą na dalszy plan, ponieważ wypierają je inne, oczywiście niezbędne zadania. Pomyśl o czytaniu dla przyjemności lub pracy nad hobby.
   • Zadania „kiedyś”: Te zadania kręcą się na dole listy rzeczy do zrobienia lub z tyłu głowy, ale zwykle nie trzeba ich szybko wykonywać; na przykład pomaluj grzejniki.

   Uwaga: sposób, w jaki fizycznie tworzysz tę listę, czy to na kartce papieru, w planerze, w aplikacji, za pomocą kalendarza online, czy w inny sposób, ma mniejsze znaczenie niż upewnienie się, że wybierzesz metodę, która działa dla Ciebie i że Użyję.

2. Uporządkuj swoją listę

   Po wymienieniu wszystkiego, co należy zrobić, możesz dowiedzieć się, co zrobić najpierw. Wszystkie zadania można podzielić na jedną z czterech kategorii:

   1. Pilne i ważne zadania lub zadania „obowiązkowe”, które należy wykonać w pierwszej kolejności.
   2. Zadania pilne, ale nieważne, które w miarę możliwości można delegować. Jeśli delegowanie nie jest możliwe, Twój harmonogram powinien zawierać wystarczającą elastyczność i dodatkowy czas, aby uwzględnić je, gdy się pojawią.
   3. Zadania ważne, ale nie pilne, które należy zaplanować z dużym wyprzedzeniem, aby nie stały się pilne.
   4. Zadania, które nie są ani ważne, ani pilne i potencjalnie mogą zostać wyeliminowane. Jeśli jednak lubisz je, należy je wpleść do swojego harmonogramu, aby nie zostały przytłoczone bardziej wymagającymi obowiązkami.

   Wskazówka

   Ogranicz swoje codzienne obowiązki do maksymalnie trzech. Dzień może również obejmować mniejsze zadania, które są bardziej rutynowe lub mniej ważne lub pilne, ale ładowanie się głównymi zadaniami może prowadzić do stresu i rozczarowania.

3. Oceń wartość każdego zadania

   Wartość zadania można ocenić na kilka sposobów. Zastanów się na przykład, czy ma to wpływ na innych ludzi i jak ważni są dla ciebie – aprobata szefa lub dobro twoich dzieci są prawdopodobnie ważniejsze niż, powiedzmy, opinie grupy nieznajomych, do których zgodziłeś się dołączyć. na spotkaniu. Pamiętaj jednak, że priorytety mogą się zmienić – jeśli twój szef chce, abyś coś zrobił teraz, twój poprzedni priorytet prawdopodobnie zostanie sprowadzony do drugiego.

   Możesz również przypisać wysoką wartość zadaniom, które Twoim zdaniem opłacają się w dłuższej perspektywie lub po prostu są satysfakcjonujące. Jednym z punktów odniesienia, które prawdopodobnie napotkasz, czytając o ustalaniu priorytetów zadań, jest zasada 80-20, czyli zasada Pareto, która mówi, że 80 procent skutków pochodzi z 20 procent przyczyn. To dobre przypomnienie, aby określić, na co faktycznie spędzasz czas i które z twoich wysiłków się opłacają.

4. Pozwól na elastyczność

   Funkcjonujący harmonogram pozwala na zmiany i rozpoznaje ograniczenia czasowe. Bądź realistą, ustalając priorytety i planując swoje dni. W razie wątpliwości przeceniaj czas, jaki zajmie dane zadanie. Jeśli dwa zadania są do wykonania w tym samym czasie, wybór, od którego chcesz zacząć, zależy od tego, jak najlepiej pracujesz. Niektórzy ludzie wolą usunąć prostsze zadanie z drogi i skoncentrować się na bardziej złożonym; inni poczują się uspokojeni, jeśli najpierw rozpoczną trudniejsze zadanie i wykonają część lub całość przed przejściem dalej. Pamiętaj, że nie musisz podejmować jednego zadania lub projektu od początku do końca, zanim przejdziesz do następnego, chyba że praca w ten sposób zwiększy Twoją produktywność.

5. Zadania wsadowe

   Zadania wsadowe to jeden z najskuteczniejszych sposobów wykonywania tych dokuczliwych, powtarzalnych zadań. „Wsadowe” odnosi się do ciągłej pracy nad tym samym rodzajem zadania, na przykład płacenia wszystkich rachunków jednocześnie lub otwierania całej poczty raz w tygodniu, przed przejściem do innego zadania.

   Aby wykonać zadanie zbiorcze, zidentyfikuj zadania, które wykonujesz w kółko, a następnie skonfiguruj prosty przepływ pracy, który ma wykonać. Następnie wykonujesz te zadania w tym samym czasie, korzystając z tego przepływu pracy. Grupowanie pozwala ci wpaść w rytm, wykonując w kółko to samo zadanie, więc nie musisz tracić czasu na zastanawianie się nad instrukcjami lub na to, co powinieneś zrobić dalej.

6. Wyeliminuj zadania, gdy to możliwe

   Gdy już wymienisz wszystkie swoje zadania i posortujesz je od najważniejszych do najmniej, stanie się jasne, które zadania znajdują się na dole listy. Czasami możesz delegować zadania komuś innemu. Jeśli nie jest to możliwe, zdecyduj, czy zaplanować dla nich czas, czy je wyeliminować.

   Możesz mieć na swojej liście zadania, których nie musisz lub nawet nie chcesz wykonywać, ale czułeś presję, aby w pewnym momencie dodać je do swojego harmonogramu, takie jak pójście na siłownię lub udział w spotkaniu klubu książki . Jeśli odciąży twoje życie, można je całkowicie wyeliminować.

   Wreszcie możliwe, że po prostu masz zbyt wiele do zrobienia. Jeśli nie możesz zrobić wszystkiego, oceń swoje obciążenie pracą, aby ustalić, czy potrzebujesz po prostu więcej praktyki w ustalaniu priorytetów, czy też musisz powiedzieć komuś, że nie możesz już kontynuować wykonywania określonego zadania.