Pomóż w opracowaniu witryny, udostępniając artykuł znajomym!
Przeniesienie firmy do nowej lokalizacji biurowej to wieloetapowy proces, który wymaga starannego planowania i kilku kroków przygotowawczych. Podobnie jak w przypadku każdego dużego projektu, najlepiej jest podzielić nakład pracy i przydzielić określone zadania różnym pracownikom. Wczesne rozpoczęcie procesu oraz utrzymywanie otwartej i częstej komunikacji to klucz do udanej i mniej stresującej przeprowadzki.
Utwórz oś czasu
Utwórz oś czasu, która zawiera wszystkie istotne etapy Twojego ruchu. Aby upewnić się, że harmonogram jest wykonalny, omów plan ze wszystkimi członkami zespołu zaangażowanymi w przeprowadzkę. Bądź realistą, ile czasu będziesz potrzebować. Małe biuro może potrzebować co najmniej trzech miesięcy na przygotowanie, podczas gdy średnie lub duże biuro może wymagać planowania od sześciu do ośmiu miesięcy lub dłużej. W każdym razie kluczowe jest, aby zacząć jak najwcześniej.
Zaprojektuj nową przestrzeń
Następnym krokiem jest zebranie wszystkich dostępnych informacji o nowej przestrzeni. Postaraj się uzyskać plany lub układ pomieszczeń, aby zidentyfikować kluczowe elementy, takie jak gniazdka elektryczne i przestrzeń magazynowa, i zacznij projektować nowy układ biura. Dobrym pomysłem jest również posiadanie ogólnego planu rozmieszczenia obecnej przestrzeni, aby móc je porównać. Jeśli w obecnym biurze są obszary, które nie działają, zidentyfikuj je teraz, aby uniknąć tych samych problemów w nowej przestrzeni.
Ponadto sporządź listę potencjalnych problemów związanych z nową przestrzenią, takich jak mniejsza recepcja lub mniejsza pojemność magazynowa, a może większa otwarta przestrzeń, która wymaga większej liczby boksów lub tymczasowych ścian. Może być konieczne zatrudnienie stolarzy, malarzy, elektryków, instalatorów systemów lub innych specjalistów do budowy ścian, dodawania okablowania lub wprowadzania kosmetycznych zmian przed wprowadzeniem się.
Zbuduj swój zespół przeprowadzek
W przypadku średnich i dużych biur wyznacz kogoś (lub poproś o wolontariuszy) z każdego działu lub działu, aby koordynował ich konkretny obszar. Można to przypisać przełożonemu lub kierownikowi działu, który może następnie zapewnić, że każdy pracownik weźmie odpowiedzialność za zapakowanie swojego biurka, akt i rzeczy osobistych. W przypadku mniejszych biur możesz być sam. Jeśli tak, zidentyfikuj kilka kluczowych osób, które mogą pomóc w koordynacji przeprowadzki.
Twój zespół może również pomóc w zidentyfikowaniu bieżących problemów ze starą przestrzenią i znalezieniu możliwych rozwiązań dla nowego biura. Jest to świetny sposób na włączenie innych punktów widzenia i osiągnięcie konsensusu w ruchu, zwłaszcza jeśli niektórzy pracownicy nie popierają zmiany.
Prowadź regularne spotkania
W swoim harmonogramie ustal regularne spotkania, aby omówić przeprowadzkę i jej postępy ze wszystkimi pracownikami. Ważne jest, aby informować wszystkich i poświęcić czas na ustosunkowanie się do obaw i uwag pracowników. Przeprowadzka jest stresująca dla wszystkich zaangażowanych osób i może być bardziej stresująca, jeśli decyzje nie są odpowiednio przekazywane.
Określ swój budżet
Jeśli masz określoną kwotę budżetu przydzieloną na przeprowadzkę, ważne jest, aby zidentyfikować koszty przed zatrudnieniem przeprowadzki lub nawet przed spakowaniem pierwszego pudełka.
Przydziel zadania
Poproś zespół przeprowadzkowy, aby utworzył listę zadań, które należy wykonać na kilka tygodni przed przeprowadzką, i upewnij się, że krytyczne zadania zostały dodane do osi czasu/harmonogramu. Zapytaj każdego kierownika działu lub przełożonego, co jest wymagane od jego obszaru, który może obejmować wyspecjalizowanych dostawców usług, takich jak instalatorzy linii telefonicznych lub specjaliści od sieci komputerowych. Upewnij się również, że zakryte są wspólne obszary, takie jak recepcja, hol i pomieszczenia magazynowe.
Zatrudnij przeprowadzki
Zatrudnianie przeprowadzków jest jednym z najważniejszych zadań związanych z przeprowadzką firmy, a istnieją firmy przeprowadzkowe, które specjalizują się w przeprowadzkach biurowych. Jak w przypadku każdej przeprowadzki w gospodarstwie domowym, ważne jest, aby upewnić się, że firma jest wiarygodna i że otrzymujesz najlepszą obsługę za cenę. Przeprowadź badania, zadawaj właściwe pytania i poproś firmę o przybycie do Twojego biura, aby ocenić Twój ruch.
Zadanie to można przydzielić jednej osobie lub grupie lub kilku różnym osobom, z których każda dzwoni do konkretnych firm, a następnie porównuje notatki. W każdym razie zacznij wcześnie, aby upewnić się, że otrzymasz najlepszą cenę i dopasowanie do Twoich potrzeb.
Zrób listę kontaktów
Lista kontaktów pomaga upewnić się, że wszyscy, z którymi prowadzisz interesy, w tym dostawcy i klienci, wiedzą, że się przeprowadzasz. Dobrym pomysłem jest powierzenie tego zadania jednej osobie do nadzorowania, aby kontakty nie wpadały przez szczeliny. Powiadamianie klientów i klientów wymaga konkretnych informacji o nowej lokalizacji i sposobie działania firmy podczas przeprowadzki. Takie informacje są niezbędne, aby Twoi klienci nie korzystali z Twoich usług gdzie indziej.
